Wist je dat nieuwe medewerkers die een positieve onboarding ervaring hebben, 69% meer kans hebben om 3 jaar bij een bedrijf te blijven? Een buitenomgeving biedt unieke kansen om nieuwe collega’s snel en effectief te laten integreren in je team. In de frisse buitenlucht ontstaan namelijk gemakkelijker verbindingen tussen mensen dan in een vergaderzaal. Door avontuurlijke activiteiten te combineren met informatie over je bedrijf, creëer je een onvergetelijke eerste ervaring die nieuwe medewerkers direct laat voelen dat ze erbij horen.

Waarom een outdoor onboarding event organiseren?

Nieuwe medewerkers voelen zich vaak onzeker in hun eerste dagen. Een outdoor onboarding event doorbreekt deze spanning op een natuurlijke manier. Door samen uitdagingen aan te gaan, leren collega’s elkaar snel kennen op een persoonlijk niveau. Dit versnelt niet alleen de integratie, maar zorgt ook voor meer werkplezier vanaf dag één.

Buitenactiviteiten stimuleren bovendien een andere dynamiek dan kantoorwerk. Mensen laten hun professionele masker sneller vallen, waardoor authentieke verbindingen ontstaan. Je ziet direct wie natuurlijke leiders zijn, wie creatief denkt onder druk, en wie goed is in samenwerking – waardevolle inzichten voor zowel het team als de nieuwe collega’s.

1: Bepaal duidelijke doelstellingen voor je event

Begin met het vaststellen van concrete doelen. Wil je dat nieuwe medewerkers vooral de bedrijfscultuur leren kennen? Of ligt de nadruk op het opbouwen van werkrelaties met directe collega’s? Misschien wil je specifieke vaardigheden ontwikkelen die passen bij jullie werkwijze? Door je doelen vooraf scherp te hebben, kun je gerichte activiteiten kiezen die hieraan bijdragen.

Heldere doelstellingen maken het ook makkelijker om het succes van je event te meten. Denk aan doelen zoals: “Elke nieuwe medewerker kent na afloop de namen en functies van minstens 80% van het team” of “Deelnemers begrijpen de vijf kernwaarden van ons bedrijf en kunnen voorbeelden geven hoe deze in de praktijk werken.”

2: Kies een geschikte locatie die past bij je team

De juiste locatie maakt of breekt je onboarding event. Zoek een plek die aansluit bij het karakter van je organisatie. Een creatief bedrijf komt tot zijn recht op een inspirerende locatie met veel natuurlijke elementen, terwijl een tech-bedrijf wellicht een uitdagende omgeving met innovatieve opdrachten zoekt.

Let ook op praktische zaken: is de locatie goed bereikbaar voor iedereen? Zijn er voldoende faciliteiten zoals sanitair, beschutting bij slecht weer en cateringmogelijkheden? Heb je een plan B als het weer tegenzit? Een goede locatie biedt een mix van uitdaging en comfort, zodat deelnemers zich kunnen focussen op de activiteiten en elkaar.

3: Plan activiteiten die samenwerking stimuleren

Kies activiteiten die teamleden dwingen om samen te werken en te communiceren. Denk aan opdrachten waarbij groepen samen een uitdaging moeten overwinnen, zoals het bouwen van een vlot, een GPS-tocht met teamopdrachten, of een gezamenlijke kookopdracht in de buitenlucht.

Varieer in type activiteiten zodat verschillende talenten aan bod komen. Sommige mensen blinken uit in fysieke uitdagingen, anderen in creatieve of strategische opdrachten. Door deze afwisseling kan iedereen op enig moment zijn sterke punten laten zien. Zorg altijd dat activiteiten inclusief zijn – iedereen moet kunnen meedoen, ongeacht fysieke conditie of eerdere ervaring.

4: Zorg voor een mix van informatieve en ontspannende momenten

Een effectief onboarding event balanceert tussen kennis opdoen en plezier maken. Plan korte, interactieve sessies waarin nieuwe medewerkers essentiële informatie krijgen over de organisatie. Dit kun je creatief aanpakken, bijvoorbeeld via een quiz, een speurtocht met bedrijfsinformatie of korte presentaties van verschillende afdelingen op ongewone locaties.

Wissel deze informatiemomenten af met pure ontspanning: een gezamenlijke lunch, vrije tijd om bij te praten, of juist een energieke activiteit. Deze afwisseling houdt de energie hoog en zorgt ervoor dat informatie beter blijft hangen. De informele momenten zijn vaak juist wanneer de sterkste connecties ontstaan, dus onderschat het belang hiervan niet!

5: Maak kennismaking met sleutelfiguren onderdeel van het programma

Zorg dat nieuwe medewerkers in contact komen met leidinggevenden en belangrijke teamleden in een ontspannen setting. Dit verlaagt de drempel voor toekomstige interacties op kantoor. Je kunt dit organiseren door tijdens activiteiten teams steeds anders samen te stellen, of door informele momentjes te creëren waarin leidinggevenden iets persoonlijks delen.

Een populaire aanpak is het ‘speeddate’ format, waarbij nieuwe medewerkers kort kennismaken met verschillende collega’s uit de organisatie. Of organiseer een barbecue waaraan ook het management deelneemt, zonder formele hiërarchie. Deze laagdrempelige ontmoetingen bouwen vertrouwen op en maken het makkelijker om later op werk vragen te stellen.

6: Bereid deelnemers goed voor op het event

Nieuwe medewerkers voelen zich zekerder als ze precies weten wat hen te wachten staat. Stuur vooraf duidelijke informatie over het programma, benodigde kleding en materialen, en praktische zaken zoals vervoer en maaltijden. Geef ook aan wat het doel is van het event, zodat deelnemers met de juiste verwachtingen komen.

Een korte persoonlijke video waarin je het programma toelicht kan al veel onzekerheid wegnemen. Of maak een WhatsApp-groep waarin deelnemers vooraf vragen kunnen stellen. Hoe beter je mensen voorbereidt, hoe sneller ze ontspannen deelnemen aan de activiteiten in plaats van zich zorgen te maken over onbekende factoren.

7: Hou rekening met verschillende persoonlijkheden en voorkeuren

Niet iedereen houdt van dezelfde activiteiten of voelt zich even comfortabel in groepen. Zorg voor een programma waarin zowel introverte als extraverte deelnemers kunnen floreren. Bied keuzemogelijkheden aan waar mogelijk en varieer tussen activiteiten in grote groepen en kleinere teams.

Respecteer ook persoonlijke grenzen. Niemand zou zich gedwongen moeten voelen om deel te nemen aan activiteiten die buiten hun comfortzone liggen. Bied alternatieven of ondersteunende rollen aan voor deelnemers die liever niet abseilen of voor de groep spreken. Vraag eventueel vooraf naar persoonlijke voorkeuren of beperkingen via een korte enquête.

8: Verzamel feedback tijdens en na het event

Tijdens het event kun je al waardevolle inzichten verzamelen door simpelweg te observeren en korte check-ins te doen. Let op lichaamstaal, betrokkenheid en spontane reacties. Aan het einde van activiteiten kun je een korte reflectieronde houden: wat vonden deelnemers waardevol en wat hadden ze anders gewild?

Stuur na het event een beknopte enquête om gestructureerde feedback te verzamelen. Vraag niet alleen wat mensen vonden van de activiteiten, maar ook wat ze hebben geleerd over het bedrijf en hun collega’s, en hoe ze dit gaan toepassen in hun dagelijkse werk. Deze feedback is goud waard voor het verbeteren van toekomstige events.

9: Documenteer het event voor later gebruik

Maak foto’s en video’s tijdens het event die je later kunt gebruiken voor interne communicatie. Dit versterkt de herinnering aan de dag en kan dienen als materiaal voor toekomstige onboarding van medewerkers. Zorg wel dat je hiervoor toestemming hebt van alle deelnemers.

Je kunt ook deelnemers zelf vragen om momenten vast te leggen, bijvoorbeeld door een fotowedstrijd te organiseren of gezamenlijk een vlog te maken. Deze beelden kun je later delen op intranet of tijdens teambijeenkomsten. Ze vormen een tastbare herinnering aan de positieve start binnen het bedrijf.

10: Zorg voor een goede opvolging na het event

Het event zelf is pas het begin. Zorg voor een effectieve opvolging om het positieve gevoel vast te houden. Deel bijvoorbeeld een fotocollage of video-impressie in de dagen na het event. Plan een informele follow-up bijeenkomst enkele weken later om te zien hoe de integratie verloopt.

Moedig teamleiders aan om in persoonlijke gesprekken terug te komen op inzichten die tijdens het event zijn ontstaan. Zo maak je de brug tussen de informele setting van het onboarding event en de dagelijkse werkpraktijk. Hierdoor beklijft het effect van je event veel langer.

Aan de slag met je eigen outdoor onboarding event

Een goed gepland outdoor onboarding event is een investering die zich snel terugbetaalt. Nieuwe medewerkers voelen zich sneller thuis, zijn productiever en blijven langer bij je organisatie. Door de tips in dit artikel toe te passen, creëer je een event dat niet alleen leuk is, maar ook echt bijdraagt aan het succes van je team.

Wil je zelf aan de slag met een onvergetelijk outdoor onboarding event, maar ontbreekt het je aan tijd of expertise? Bij PBN helpen we je graag. Met onze ervaring sinds 1984 in het verbinden van mensen door outdoor activiteiten, weten we precies hoe je nieuwe medewerkers vanaf dag één laat stralen binnen je organisatie. Samen zorgen we ervoor dat je nieuwe collega’s zich meteen onderdeel voelen van een winning team! Naast onboarding bieden we ook complete bedrijfsuitjes aan voor teams van elke grootte.