8 redenen waarom een onboarding event essentieel is voor je bedrijf

Nieuwe medewerkers die je bedrijf binnenstappen, staan aan het begin van een belangrijk avontuur. Die eerste indruk en ervaring bepalen in grote mate hoe snel ze zich thuis voelen, hoe productief ze worden en hoe lang ze bij je blijven. Een warm welkom in de vorm van een goed georganiseerd kennismakingsevent voor nieuwe collega’s biedt zoveel meer dan alleen een leuke start. Het is een strategische investering in het succes van zowel je nieuwe medewerkers als je organisatie als geheel. Steeds meer bedrijven ontdekken de waarde van deze speciale introductiebijeenkomsten die verder gaan dan formulieren en handleidingen. Laten we eens kijken waarom deze events zo waardevol zijn voor modern personeelsbeleid.

1: Snellere integratie in het team

Als je nieuwe medewerkers snel wilt laten integreren in je bestaande team, is een welkomstevent een van de meest effectieve methoden. Tijdens zo’n bijeenkomst kunnen nieuwkomers hun collega’s ontmoeten in een ontspannen setting, zonder de directe werkdruk die op kantoor aanwezig is.

Onderzoek toont aan dat sociale connecties op de werkplek tot 50% meer betrokkenheid leiden. Door activiteiten te organiseren waar mensen samen uitdagingen aangaan, ontstaan er sneller authentieke verbindingen. Denk aan een samenwerkingsopdracht of een avontuurlijke activiteit waarbij collega’s elkaar moeten helpen – dit versnelt het proces van “vreemden” naar “teamgenoten” aanzienlijk.

Je kunt deze integratie bevorderen door gemengde teams samen te stellen met zowel nieuwe als bestaande medewerkers. Zo leren ze elkaars kwaliteiten kennen en bouwen ze een basis van vertrouwen waarop ze later in werksituaties kunnen terugvallen.

2: Betere kennismaking met de bedrijfscultuur

Je bedrijfscultuur laat zich moeilijk vangen in een PowerPoint-presentatie of handboek. Het zit in gedrag, taalgebruik, ongeschreven regels en gedeelde waarden. Een interactief welkomstevent is de perfecte gelegenheid om deze cultuur op een natuurlijke en informele manier over te brengen.

Tijdens activiteiten buiten de werkplek zie je vaak hoe kernwaarden tot uiting komen in het gedrag van medewerkers. Is samenwerking belangrijk binnen jullie cultuur? Dan zullen teamopdrachten dit benadrukken. Staat innovatie centraal? Kies dan voor creatieve uitdagingen waar mensen buiten gebaande paden moeten denken.

Een praktische tip is om tijdens het event verhalen te delen over het ontstaan van het bedrijf, belangrijke mijlpalen, of anekdotes die jullie bedrijfswaarden illustreren. Deze verhalen blijven hangen en geven nieuwe medewerkers een gevoel van verbondenheid met de grotere missie van de organisatie.

3: Verhoogde motivatie vanaf dag één

Een warm welkom doet wonderen voor de motivatie. Nieuwe medewerkers die een speciaal welkomstevent krijgen, voelen zich gewaardeerd en beginnen met meer energie en enthousiasme aan hun nieuwe rol. Ze merken dat je in hen investeert en dat je hun succes belangrijk vindt.

Het psychologische effect van een positieve eerste ervaring is wetenschappelijk bewezen. Onderzoek naar de ‘eerste indruk’ laat zien dat de eerste ervaringen in een nieuwe omgeving disproportioneel veel invloed hebben op hoe mensen die omgeving blijven beoordelen. Een medewerker die de eerste dagen met een glimlach thuiskomt, zal ook tegenslagen in de toekomst gemakkelijker relativeren.

Zorg ervoor dat het event echt memorabel is – iets waar mensen over praten. Een unieke activiteit, een bijzondere locatie of een verrassend element zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers enthousiast hun ervaringen delen met vrienden en familie, wat hun binding met je organisatie verder versterkt.

4: Duidelijkheid over verwachtingen en doelen

Een informeel welkomstevent biedt een natuurlijke setting om verwachtingen en doelen te bespreken zonder dat het aanvoelt als een functioneringsgesprek. Tijdens activiteiten en gesprekken kunnen leidinggevenden en collega’s op een ontspannen manier inzicht geven in wat belangrijk is binnen het team en de organisatie.

Uit interviews met HR-professionals blijkt dat onduidelijke verwachtingen een van de hoofdredenen zijn waarom nieuwe medewerkers in de eerste maanden vertrekken. Door tijdens een welkomstevent ruimte te maken voor gesprekken over rollen, verwachtingen en groeipad, voorkom je misverstanden en teleurstellingen later in het proces.

Probeer dit niet te formeel aan te pakken. Een gesprek tijdens een lunch of een korte sessie waarin medewerkers vragen kunnen stellen, werkt vaak beter dan een lange presentatie. Laat ook ruimte voor de verwachtingen en ambities van de nieuwkomer zelf – het gaat tenslotte om een tweerichtingsgesprek.

5: Vermindering van vertrekpercentage nieuwe medewerkers

Een van de meest overtuigende argumenten voor welkomstevenementen is hun effect op het behoud van nieuwe medewerkers. De cijfers liegen er niet om: bedrijven met een goed onboardingproces, inclusief sociale events, zien tot 30% minder verloop in het eerste jaar.

Dit lagere vertrekpercentage levert aanzienlijke kostenbesparingen op. Het werven en inwerken van een nieuwe medewerker kost gemiddeld 1,5 tot 2 keer hun jaarsalaris. Wanneer je investeert in een welkomstevent dat misschien 0,5% van dat jaarsalaris kost, is de return-on-investment overduidelijk.

Vooral in de eerste drie maanden is het risico op vertrek het grootst. Een goed georganiseerd event helpt deze kritieke periode te overbruggen door sociale verbindingen te creëren die mensen motiveren om door eventuele aanvankelijke uitdagingen heen te bijten.

6: Versnelde productiviteit van nieuwe teamleden

Goed ingewerkte medewerkers bereiken sneller hun volledige productiviteit. Welkomstevents dragen hieraan bij doordat ze informele kennisoverdracht stimuleren en nieuwkomers een beter begrip geven van hoe het werk gedaan moet worden.

Traditionele inwerktrajecten kunnen maanden duren voordat een nieuwe medewerker volledig productief is. Onderzoek suggereert dat een effectief onboardingproces deze periode met 30-50% kan verkorten. De informele kennisoverdracht die tijdens een event plaatsvindt, speelt hierin een cruciale rol.

Je kunt dit versterken door korte, interactieve workshops of demonstraties in je programma op te nemen. Bijvoorbeeld: laat ervaren teamleden delen hoe ze bepaalde problemen aanpakken, of organiseer een speelse quiz over belangrijke systemen en processen. Het informele karakter zorgt ervoor dat informatie beter blijft hangen dan bij klassikale training.

7: Beter begrip van verschillende afdelingen

In veel organisaties werken afdelingen als eilanden, met weinig begrip voor elkaars uitdagingen en bijdragen. Een welkomstevent biedt de kans om dit direct aan te pakken door nieuwe medewerkers in contact te brengen met collega’s van verschillende afdelingen.

Als nieuwe medewerkers begrijpen hoe verschillende teams bijdragen aan het grotere geheel, kunnen ze effectiever samenwerken en ontstaan er minder misverstanden. Dit inzicht draagt bij aan een soepeler werkproces en minder frustraties bij samenwerkingsprojecten.

Maak bij de planning van je event gebruik van gemengde groepen en zorg voor bedrijfsuitjes waarbij mensen van verschillende afdelingen samenwerken. Een korte, informele presentatie door teamleiders kan ook helpen om inzicht te geven in de verschillende functies binnen het bedrijf en hoe ze samenhangen.

8: Creëert ambassadeurs voor je werkgeversmerk

Een memorabel welkomstevent zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers positieve verhalen vertellen over je bedrijf. Ze worden als het ware ambassadeurs voor je werkgeversmerk, wat onbetaalbaar is in een krappe arbeidsmarkt.

Onderzoek wijst uit dat persoonlijke aanbevelingen 4 tot 10 keer effectiever zijn bij het werven van nieuwe medewerkers dan traditionele wervingskanalen. Nieuwe medewerkers die enthousiast zijn over hun onboarding-ervaring, delen dit enthousiasme in hun netwerk, wat potentiële kandidaten aantrekt.

Om dit effect te versterken, kun je tijdens het event momenten creëren die “instagrammable” zijn – ervaringen die mensen graag delen op social media. Een unieke locatie, een verrassende activiteit of een mooi vormgegeven welkomstpakket kan hierbij helpen. Vergeet niet dat de beste reclame voor je bedrijf komt van tevreden medewerkers die hun positieve ervaring delen met familie en vrienden.

Aan de slag met jouw onboarding event

Nu je weet waarom een welkomstevent zo belangrijk is, is het tijd om zelf aan de slag te gaan. Begin met het bepalen van je doelstellingen: wil je vooral teambuilding, kennisoverdracht of cultuurintroductie? Kies activiteiten die hierbij aansluiten en zorg voor een goede balans tussen formele en informele momenten.

Denk ook aan praktische zaken zoals locatie, timing en budget. Een welkomstevent hoeft niet duur te zijn om effectief te zijn – het gaat om de beleving en het gevoel dat je je nieuwe medewerkers geeft. Betrek huidige teamleden bij de organisatie en maak er een gezamenlijk project van.

Bij PBN helpen we al meer dan 40 jaar bedrijven met het organiseren van memorabele onboarding events. We weten uit ervaring dat een goed georganiseerd welkomstevent het verschil kan maken tussen een werknemer die binnen een jaar vertrekt en iemand die uitgroeit tot een waardevolle, langdurige teamspeler. Of je nu een kleine of grote organisatie hebt, wij denken graag met je mee over een onboarding event dat perfect aansluit bij jouw bedrijfscultuur en doelstellingen.