9 voordelen van een professioneel georganiseerd onboarding event

Je bent net aangenomen bij een nieuwe organisatie – spannend! Maar hoe zorgen bedrijven ervoor dat je je snel thuis voelt, productief wordt en langdurig bij ze blijft werken? Het antwoord ligt vaak in een zorgvuldig georganiseerd welkomstprogramma voor nieuwe medewerkers. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers die een gestructureerde introductie krijgen, 58% waarschijnlijker na drie jaar nog bij het bedrijf werken. In dit artikel ontdek je negen belangrijke voordelen die een professioneel georganiseerd welkomstevenement biedt voor zowel nieuwe teamleden als de organisatie zelf. Deze inzichten helpen je om het aannameprocedure te optimaliseren en nieuwe collega’s een vliegende start te geven.

Waarom een goed onboarding event zo belangrijk is

De eerste indruk die nieuwe collega’s krijgen, bepaalt vaak hoe ze zich langdurig zullen voelen binnen je organisatie. Een goed begin is écht het halve werk! Wanneer je nieuwe medewerkers verwelkomt met een doordacht programma, zet je direct de toon voor hun hele carrière bij jullie.

Uit recent onderzoek blijkt dat maar liefst 20% van alle personeelsverloop plaatsvindt in de eerste 45 dagen. Een professioneel welkomstprogramma kan dit percentage drastisch verlagen. Het gaat niet alleen om het uitdelen van een laptop en een rondleiding door het kantoor – het draait om het creëren van verbinding, duidelijkheid en vertrouwen vanaf dag één.

In dit artikel bespreken we de negen belangrijkste voordelen die een goed georganiseerd introductie-evenement biedt. Deze inzichten helpen je om jouw aanpak te verbeteren en nieuwe collega’s op de best mogelijke manier te laten starten.

1: Versnelde integratie in de bedrijfscultuur

Wanneer nieuwe medewerkers direct onderdompelen in jullie bedrijfscultuur, voelen ze zich sneller thuis. Een professioneel welkomstevenement geeft je de perfecte kans om jullie waarden, missie en visie tot leven te brengen. In plaats van deze informatie droog te presenteren in een PowerPoint, laat je nieuwe collega’s deze cultuur direct ervaren door middel van interactieve activiteiten.

Bij een goed opgezet evenement leren nieuwe medewerkers de ongeschreven regels kennen – wie de informele leiders zijn, hoe besluiten écht genomen worden, en welke waarden in de praktijk belangrijk zijn. Deze kennis zorgt ervoor dat ze zich vijf keer sneller volledig kunnen aanpassen aan de organisatie vergeleken met collega’s die geen gestructureerd welkomstprogramma doorlopen.

Zo pak je het aan: Ontwerp activiteiten die jullie kernwaarden weerspiegelen. Is teamwork belangrijk? Organiseer dan een samenwerkingsopdracht. Staat innovatie centraal? Laat nieuwe medewerkers in gemengde groepen een creatieve uitdaging aangaan.

2: Effectievere kennisoverdracht

Informatie blijft beter hangen wanneer deze op een interactieve en gestructureerde manier wordt overgedragen. Bij een traditionele onboarding krijgen nieuwe medewerkers vaak te veel informatie in één keer, waardoor ze hiervan maar 20% onthouden. Een professioneel georganiseerd evenement daarentegen biedt de mogelijkheid om kennis stapsgewijs en gevarieerd over te dragen.

Door praktijkgerichte werkvormen te gebruiken, kunnen nieuwe collega’s belangrijke systemen, processen en verwachtingen sneller eigen maken. Wist je dat mensen tot drie keer meer informatie onthouden wanneer ze deze actief toepassen in plaats van passief luisteren?

Je kunt bijvoorbeeld werken met korte interactieve sessies, afgewisseld met praktijkoefeningen en tijd voor reflectie. Zo creëer je diverse leermomenten die aansluiten bij verschillende leerstijlen, waardoor iedereen de essentiële kennis effectief opneemt.

3: Sterkere band met collega’s

Een goede werkrelatie opbouwen met nieuwe collega’s kan normaal gesproken weken of zelfs maanden duren. Tijdens een onboarding event versnellen en verdiepen deze connecties zich aanzienlijk. Door samen activiteiten te doen ontstaat er een natuurlijke band en leren mensen elkaar kennen in een ontspannen setting – niet alleen als collega’s, maar ook als personen.

Uit onderzoek blijkt dat medewerkers die goede vriendschappen op werk hebben, zeven keer meer betrokken zijn bij hun werk. Een welkomstevenement biedt de ideale gelegenheid om deze vriendschappen te laten ontstaan, doordat je activiteiten kunt aanbieden waarbij mensen hun teamgenoten en leidinggevenden in verschillende contexten leren kennen.

Kies voor een mix van professionele en luchtige activiteiten. Bij een bedrijfsuitjes zie je meteen wie welke rol natuurlijk op zich neemt, terwijl een gezamenlijke lunch of creatieve workshop de ruimte biedt voor persoonlijke gesprekken.

4: Verhoogde medewerkerstevredenheid vanaf dag één

Eerste indrukken zijn blijvend. Wanneer nieuwe medewerkers zich vanaf het begin gewaardeerd en ondersteund voelen, straalt dit door in hun langetermijnhouding tegenover je organisatie. Een warm welkom en een goed georganiseerd begin tonen dat je investeert in je mensen, wat direct leidt tot hogere tevredenheid.

Statistieken wijzen uit dat medewerkers die een positieve onboarding ervaring hebben, 69% waarschijnlijker drie jaar bij dezelfde werkgever blijven. Bovendien zijn deze medewerkers gemiddeld 54% productiever in hun eerste maanden.

Zorg daarom voor een combinatie van nuttige informatie, persoonlijke aandacht en plezierige activiteiten. Vraag tijdens het evenement regelmatig naar feedback en pas het programma indien nodig aan. Door nieuwe collega’s vanaf het begin serieus te nemen, versterk je hun gevoel van waardering en betrokkenheid.

5: Lager personeelsverloop op lange termijn

Een direct gevolg van een goed onboarding event is minder personeelsverloop. Het kost gemiddeld 6 tot 9 maandsalarissen om een vertrekkende medewerker te vervangen – een investering in goede onboarding verdient zich dus snel terug. Studies tonen aan dat organisaties met een gestructureerd welkomstprogramma 50% hoger scooren op medewerkersretentie.

Waarom is dit zo? Nieuwe medewerkers die goed worden ingewerkt, begrijpen beter wat er van ze verwacht wordt, voelen zich sneller onderdeel van het team en zijn daarom minder geneigd om vroegtijdig te vertrekken. Ze ervaren minder onzekerheid en frustratie tijdens hun eerste weken.

Praktijkvoorbeeld: Een internationaal adviesbureau zag het verloop onder nieuwe medewerkers met 40% dalen na het invoeren van een driedaags onboarding event. De combinatie van inhoudelijke kennis, teambuilding en cultuuroverdracht zorgde ervoor dat nieuwe adviseurs zich sneller thuis voelden en productiever waren.

6: Consistente communicatie van verwachtingen

Weet je wat één van de grootste frustraties is bij nieuwe medewerkers? Onduidelijkheid over wat er precies van ze verwacht wordt! Via een professioneel onboarding event communiceer je deze verwachtingen helder en eenduidig aan alle nieuwe collega’s. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen vanaf het begin op dezelfde lijn zit.

Wanneer je alle nieuwe medewerkers tegelijk informeert over hun rollen, verantwoordelijkheden en prestatienormen, creëer je gelijkheid en transparantie. Dit vermindert misverstanden en zorgt ervoor dat nieuwe collega’s sneller zelfstandig kunnen functioneren.

Maak verwachtingen concreet door ze te koppelen aan voorbeelden en praktijksituaties. Gebruik rollenspellen of casestudies om typische werkscenario’s door te nemen. Je kunt ook ervaren collega’s laten vertellen over hun functie en hoe zij aan verwachtingen voldoen, wat zorgt voor realistische inzichten.

7: Versterking van je werkgeversmerk

Een indrukwekkend onboarding event doet meer dan alleen je huidige medewerkers tevreden stellen – het versterkt je hele werkgeversmerk. Nieuwe collega’s delen hun positieve ervaringen met vrienden, familie en hun professionele netwerk, wat jouw organisatie als werkgever aantrekkelijker maakt voor toekomstig talent.

Maar liefst 64% van nieuwe medewerkers deelt hun onboarding ervaringen op sociale media en platforms als Glassdoor. Een geweldige eerste indruk verspreidt zich als een olievlek en helpt je om de beste kandidaten aan te trekken in een krappe arbeidsmarkt.

Je kunt dit effect versterken door tijdens het event mogelijkheden te creëren voor het maken en delen van content. Bijvoorbeeld door een gezamenlijke foto te maken, mensen aan te moedigen hun ervaringen te delen, of door een hashtag te gebruiken die specifiek voor jullie onboarding events is. Zorg wel dat het authentiek blijft – geforceerde promotie werkt averechts.

8: Tijdsbesparing voor managers en teams

Individuele onboarding kost managers gemiddeld 6-8 uur per nieuwe medewerker. Wanneer je dit vertaalt naar een team van 5-10 nieuwe collega’s, loopt dit snel op tot een volledige werkweek! Met een georganiseerd groepsevent deel je belangrijke informatie eenmalig met meerdere mensen tegelijk, wat enorm veel tijd bespaart.

Deze efficiëntie komt niet alleen ten goede aan managers, maar ook aan het bestaande team. In plaats van steeds onderbroken te worden om dezelfde uitleg te geven aan verschillende nieuwe collega’s, kunnen ze hun tijd besteden aan hun reguliere werkzaamheden en daarna in één keer kennismaken met alle nieuwkomers.

Vraag jezelf af: welke informatie kan collectief gedeeld worden en wat moet individueel besproken worden? Plan het groepsevent zorgvuldig zodat alle algemene kennisoverdracht hier plaatsvindt, terwijl je functiespecifieke details reserveert voor vergadering met directe leidinggevenden.

9: Mogelijkheid tot directe feedback en verbetering

Een onboarding event biedt een unieke kans om waardevolle feedback te verzamelen. Nieuwe medewerkers hebben een frisse blik op je organisatie en kunnen inzichten delen die voor bestaande collega’s al ‘normaal’ zijn geworden. Deze feedback is goud waard voor continue verbetering.

Door actief te vragen naar ervaringen tijdens het onboarding event, kun je niet alleen het welkomstproces zelf verbeteren, maar ook knelpunten in je bredere bedrijfsprocessen identificeren. Nieuwe ogen zien dingen die voor anderen vanzelfsprekend zijn geworden.

Creëer specifieke momenten tijdens het event om feedback te verzamelen, bijvoorbeeld via korte enquêtes of interactieve sessies. Stel open vragen zoals: “Wat viel je op tijdens het aanameproces?” of “Welke informatie mis je nog?” Zorg dat deze feedback anoniem gegeven kan worden voor maximale eerlijkheid.

Aan de slag met jouw professionele onboarding event

Nu je de negen belangrijke voordelen kent van een professioneel georganiseerd welkomstevenement, is het tijd om zelf aan de slag te gaan. Een goed begin is inderdaad het halve werk – vooral als het gaat om het verwelkomen van nieuwe collega’s. Door te investeren in een kwaliteitsprogramma versterk je niet alleen de integratie en kennisoverdracht, maar bouw je ook aan langdurige werkrelaties en een sterker werkgeversmerk.

Heb je hulp nodig bij het organiseren van jouw onboarding event? Bij PBN helpen we je graag dit proces te optimaliseren. Met meer dan 40 jaar ervaring in het verbinden van mensen door middel van activiteiten, weten we precies hoe we een onvergetelijke eerste indruk kunnen creëren voor je nieuwe medewerkers. Van avontuurlijke teambuilding tot creatieve workshops – we maken een programma op maat dat perfect aansluit bij jullie organisatiecultuur en doelstellingen.

Wil je meer weten over hoe een professioneel georganiseerd onboarding event jouw organisatie kan versterken? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Samen zorgen we ervoor dat nieuwe medewerkers zich vanaf dag één thuis voelen in jullie team!