De essentiële WKR-regels die je moet kennen voor je volgende bedrijfsuitje

Wat is de WKR en waarom is het belangrijk voor je bedrijfsuitje?

De Werkkostenregeling, kortweg WKR, is het belastingsysteem waarmee je als werkgever extraatjes aan je personeel kunt geven. Het is eigenlijk een soort verzamelbak voor allerlei vergoedingen en verstrekkingen buiten het normale salaris om. En je raadt het al: ook je bedrijfsuitje valt hieronder!

Waarom zou je je hierin verdiepen? Simpel: het kan je honderden, zo niet duizenden euro’s schelen. Binnen de WKR mag je namelijk tot een bepaald percentage van je totale loonsom belastingvrij besteden aan dit soort extraatjes. Ga je over dit bedrag heen? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Dat tikt behoorlijk aan!

Voor bedrijfsuitjes is de WKR dus super relevant. Met de juiste aanpak kun je een groot deel van de kosten onderbrengen in de belastingvrije ruimte. Zo houd je meer budget over voor leukere activiteiten of een luxer diner. En laten we eerlijk zijn: wie wil er nou niet meer waarde voor hetzelfde geld?

De vrije ruimte: hoeveel mag je belastingvrij besteden?

De vrije ruimte is het bedrag dat je belastingvrij mag uitgeven aan allerlei personeelsvoorzieningen, inclusief je bedrijfsuitje. Deze ruimte wordt berekend als percentage van je totale fiscale loonsom. In 2025 gelden de volgende percentages:

• 2% over de eerste € 400.000 van de loonsom
• 1,18% over het meerdere daarboven

Vanaf 1 januari 2027 stijgt de vrije ruimte bij een loonsom van € 400.000 naar 2,16%.

Even een voorbeeld: heeft je bedrijf een loonsom van € 600.000? Dan is je vrije ruimte € 8.000 (2% van € 400.000) plus € 2.360 (1,18% van € 200.000). In totaal dus € 10.360 aan belastingvrije bestedingsruimte!

Het slimme is dat je zelf mag bepalen hoe je deze vrije ruimte inzet. Je kunt hem gebruiken voor kerstpakketten, personeelsfeesten, fietsplannen én natuurlijk bedrijfsuitjes. Ga je over je vrije ruimte heen? Dan betaal je over het meerdere 80% eindheffing. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

Tip: Houd bij de planning van je bedrijfsuitje rekening met wat je al uit je vrije ruimte hebt gebruikt. Misschien is het zelfs slim om je uitje vroeg in het jaar te plannen, als je vrije ruimte nog grotendeels onbenut is!

Welke kosten van je bedrijfsuitje vallen onder de WKR?

Niet alle uitgaven voor je bedrijfsuitje worden fiscaal hetzelfde behandeld. Hier volgt een overzicht van de meest voorkomende kostenposten en hoe deze binnen de WKR vallen:

Het onderscheid tussen zakelijk en niet-zakelijk is hierbij cruciaal. Activiteiten met een duidelijk zakelijk karakter kunnen buiten de vrije ruimte vallen. Denk aan een workshop waarin je specifieke werkvaardigheden verbetert of een trainingsprogramma dat direct bijdraagt aan betere werkprestaties.

Maar wees eerlijk: de borrel na afloop van de training heeft geen zakelijk karakter meer. Die valt gewoon onder de vrije ruimte. Hetzelfde geldt voor recreatieve onderdelen zoals een spelletjesmiddag of een diner – hoe gezellig ook voor de teambuilding, de Belastingdienst ziet dit als een personeelsvoorziening.

Nihilwaarderingen: activiteiten die buiten de vrije ruimte vallen

Nu komt het interessante deel: sommige voorzieningen hebben een zogeheten ‘nihilwaardering’. Dit betekent dat ze helemaal niet meetellen voor de WKR en dus niet ten koste gaan van je vrije ruimte. Gratis geld, zou je kunnen zeggen!

Voor bedrijfsuitjes zijn deze nihilwaarderingen relevant:

• Cursussen, trainingen en studiebijeenkomsten met een zakelijk karakter
• Zakelijke maaltijden tijdens overwerk of op zakenreis
• Vervoer in het kader van de dienstbetrekking (zoals groepsvervoer)
• Voorzieningen op de werkplek

Een voorbeeld: je organiseert een bedrijfsuitje waarbij je ’s ochtends een inhoudelijke workshop doet over projectmanagement, gevolgd door een teambuildingsactiviteit in de middag en een diner ’s avonds. De workshop kan als cursus worden aangemerkt (nihilwaardering), het vervoer per touringcar als groepsvervoer (nihilwaardering), maar de teambuildingsactiviteit en het diner vallen onder de vrije ruimte.

Slim plannen dus! Door elementen met nihilwaardering op te nemen in je programma, houd je meer vrije ruimte over voor de onderdelen die wel meetellen.

Partners en familieleden meenemen: de fiscale gevolgen

Een veel voorkomende vraag: wat als we partners of familieleden uitnodigen voor het bedrijfsuitje? Leuk voor de sfeer, maar fiscaal heeft dit consequenties!

Als partners of familieleden mee mogen, wordt het deel van de kosten dat aan hen toe te rekenen is, gezien als loon voor je werknemer. Dit betekent dat deze kosten ofwel:

• In de vrije ruimte vallen (als je ze aanwijst als eindheffingsloon), of
• Als belast loon bij de werknemer worden belast (als je ze niet aanwijst)

Stel je organiseert een uitje dat € 100 per persoon kost. Als 20 werknemers met partners komen, is dat € 2.000 extra die je in je vrije ruimte moet opnemen. Heb je die ruimte niet meer? Dan kost het je als werkgever 80% belasting over dit bedrag, oftewel € 1.600 extra!

Is een partner- of familie-uitje toch je wens? Overweeg dan om het uitje te splitsen in delen: een zakelijk deel alleen voor medewerkers, en een recreatief deel waar partners bij kunnen zijn. Het zakelijke deel kan mogelijk buiten de vrije ruimte vallen.

Valkuilen bij de WKR waar veel bedrijven in trappen

Zelfs met de beste bedoelingen gaat het regelmatig mis bij het toepassen van de WKR voor bedrijfsuitjes. Dit zijn de meest voorkomende valkuilen:

• Onduidelijke administratie: Niet goed bijhouden welke kosten onder de vrije ruimte vallen en welke een nihilwaardering hebben
• Verkeerde timing: De vrije ruimte pas aan het eind van het jaar berekenen, als je er al overheen bent gegaan
• Het zakelijk karakter onvoldoende aantonen: De Belastingdienst kan kritisch zijn – zorg voor een duidelijk programma dat het zakelijke doel aantoont
• Geen onderscheid maken: Alle kosten op één hoop gooien, terwijl sommige onderdelen misschien een nihilwaardering kunnen krijgen
• Vergeten dat reistijd ook werktijd kan zijn: Als je personeel moet reizen voor het uitje, kan dit als werktijd gelden

Een klassieker is de “borrel die uit de hand loopt”. Wat begint als een bescheiden teamborrel (€ 25 per persoon), wordt ineens een complete avond uit (€ 100 per persoon). Als je dit voor 50 medewerkers doet, scheelt dat je zomaar € 3.750 aan vrije ruimte!

Tip: Maak altijd vooraf een begroting waarin je specificeert welke onderdelen onder de vrije ruimte vallen en welke niet. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

Praktische tips voor een fiscaal slim bedrijfsuitje

Laten we afsluiten met praktische tips waarmee je optimaal gebruik maakt van de fiscale mogelijkheden:

1. Plan je bedrijfsuitje vroeg in het jaar, wanneer je vrije ruimte nog grotendeels beschikbaar is
2. Combineer recreatieve elementen met zakelijke componenten, zoals een workshop of training
3. Documenteer duidelijk het zakelijke karakter van (delen van) het uitje
4. Overweeg om partners apart te laten betalen voor hun deelname, in plaats van dit uit de vrije ruimte te halen
5. Splits je uitje in een zakelijk deel (mogelijk nihilwaardering) en een recreatief deel (vrije ruimte)
6. Kies voor groepsvervoer in plaats van individuele reiskostenvergoedingen
7. Organiseer je uitje doordeweeks tijdens werktijd – dit versterkt het zakelijke karakter

Een slimme aanpak: organiseer een inhoudelijke teamdag op locatie, met workshops die direct relevant zijn voor het werk, gevolgd door een teambuildingsactiviteit en een gezamenlijk diner. De workshops vallen onder nihilwaardering, alleen de teambuilding en het diner komen in je vrije ruimte.

Zo haal je het maximale uit je budget én bied je je team een waardevolle en leuke ervaring. En is dat niet precies waar een goed bedrijfsuitje om draait?

Onze unieke locaties voor jouw bedrijfsuitje

Bij PBN begrijpen we als geen ander hoe je een bedrijfsuitje organiseert dat niet alleen onvergetelijk is, maar ook fiscaal slim in elkaar zit. Met onze jarenlange ervaring in het organiseren van bedrijfsuitjes kunnen we je helpen om een perfect uitje samen te stellen dat binnen jouw WKR-budget past.

Wij bieden verschillende bijzondere locaties aan, waaronder het prachtige Paviljoen Nova Zembla in IJmuiden. Deze strandlocatie is ideaal voor zowel zakelijke bijeenkomsten als recreatieve activiteiten. Hier kun je terecht voor workshops, teambuilding, vergaderingen met zeezicht en heerlijke culinaire arrangementen. Van een professionele brainstormsessie in de ochtend tot een ontspannen strandactiviteit in de middag – alles is mogelijk!

Een andere unieke locatie is het historische Forteiland IJmuiden, een indrukwekkend UNESCO Werelderfgoed. Deze buitengewone locatie biedt een inspirerende omgeving voor jouw zakelijke bijeenkomst met een twist. Bij het Fort kun je diverse activiteiten combineren, zoals historische rondleidingen, spannende fortspellen, escape rooms en teambuilding-activiteiten. De combinatie van geschiedenis en avontuur maakt deze locatie bijzonder geschikt voor een bedrijfsuitje met zowel zakelijke als recreatieve elementen.

Bij PBN kunnen we diverse activiteiten voor je organiseren, waaronder:

• Professioneel begeleide workshops en trainingssessies (met nihilwaardering!)
• Culinaire ervaringen, van luxe diners tot informele barbecues
• Teambuilding-activiteiten zoals strandspellen, zeilclinics en beachvolleybal
• Avontuurlijke uitdagingen zoals een bunkerroute of escape room
• Vergader- en presentatiefaciliteiten met alle moderne voorzieningen
• Op maat gemaakte combinatieprogramma’s met zakelijke en recreatieve elementen

Zo kun jij je richten op wat echt belangrijk is: het verbinden van je team, terwijl wij zorgen voor een onvergetelijke ervaring op een van onze bijzondere locaties!