Wat is een onboarding event?
Een gestructureerd welkomstprogramma waarbij nieuwe medewerkers op een interactieve manier kennismaken met het bedrijf, collega’s en de organisatiecultuur – dat is de essentie van een introductiebijeenkomst voor nieuwe teamleden. Deze speciale bijeenkomsten zijn ontworpen om de integratie te versnellen, betrokkenheid te creëren en nieuwe medewerkers direct het gevoel te geven dat ze erbij horen. Voor organisaties bieden deze evenementen een perfecte gelegenheid om kernwaarden te communiceren en een positieve eerste ervaring te creëren.
Wat is een onboarding event?
De specifieke introductiebijeenkomst voor nieuwe werknemers is een georganiseerde activiteit of reeks activiteiten die speciaal is ontwikkeld om nieuwkomers te verwelkomen binnen een organisatie. In tegenstelling tot traditionele inwerkprocessen die vaak bestaan uit formulieren invullen en procedures doornemen, zorgt deze aanpak voor een meer persoonlijke en interactieve ervaring.
Het doel van zo’n welkomstbijeenkomst is tweeledig. Aan de ene kant helpt het nieuwe medewerkers om snel te integreren, collega’s te leren kennen en de bedrijfscultuur te begrijpen. Aan de andere kant stelt het bedrijven in staat om hun waarden, verwachtingen en werkwijzen effectief over te brengen.
De voordelen zijn talrijk: nieuwe teamleden voelen zich sneller thuis, bouwen eerder waardevolle relaties op en krijgen een duidelijker beeld van hun rol binnen het grotere geheel. Voor werkgevers leidt dit tot hogere betrokkenheid, snellere productiviteit en uiteindelijk betere retentie van personeel.
Waarom is een onboarding event belangrijk voor nieuwe medewerkers?
De eerste dagen en weken in een nieuwe functie zijn bepalend voor het langetermijnsucces van een medewerker. Een doordacht welkomstprogramma maakt dit cruciale verschil. Door nieuwe collega’s direct onder te dompelen in de bedrijfscultuur en hen te verbinden met teamgenoten, verkort je de periode waarin ze zich een ‘buitenstaander’ voelen.
Studies tonen aan dat effectieve introductie-evenementen leiden tot snellere productiviteit. Nieuwe medewerkers die een positieve onboarding ervaring hebben, bereiken hun volledige productiviteit gemiddeld 50% sneller dan collega’s zonder een dergelijke ervaring.
Ook het werkgeluk profiteert enorm. Wanneer nieuwe teamleden voelen dat er geïnvesteerd wordt in hun integratie en ontwikkeling, vergroot dit hun betrokkenheid en motivatie. Een van onze klanten verwoordde het treffend in een evaluatie: “We begonnen als vreemden van elkaar na twee dagen voelde het als vrienden en familie.” Dit gevoel van verbondenheid vertaalt zich direct naar hogere werknemerstevredenheid.
De impact op langetermijnbetrokkenheid is misschien wel het belangrijkste voordeel. Medewerkers die een gedenkwaardige start ervaren, blijven gemiddeld langer bij een organisatie en zijn vaak de meest loyale ambassadeurs.
Hoe organiseer je een succesvol onboarding event?
Een effectief introductieprogramma voor nieuwe collega’s begint met gedegen voorbereiding. Start met het definiëren van duidelijke doelstellingen: wat willen jullie dat nieuwe medewerkers meenemen uit deze ervaring? Plan minstens een maand vooruit en betrek verschillende afdelingen zoals HR, communicatie en de teams waar de nieuwe medewerkers komen te werken.
Voor de praktische planning is een gedetailleerde tijdlijn essentieel. Denk aan:
- 4 weken voor het event: locatie vastleggen, programma uitwerken
- 2 weken voor het event: uitnodigingen versturen, sprekers briefen
- 1 week voor het event: laatste details afronden, deelnemerslijst controleren
- Dag van het event: vroeg aanwezig zijn, techniek testen
Voor fysieke bijeenkomsten is de locatiekeuze belangrijk. Kies een inspirerende omgeving die aansluit bij jullie bedrijfswaarden. Een outdoorlocatie kan perfect zijn voor teams die waarde hechten aan creativiteit en samenwerking.
Voor virtuele events gelden andere regels. Zorg voor interactieve elementen, houd sessies kort en wissel presentaties af met break-out rooms voor kleinere gesprekken. Vergeet niet technische ondersteuning beschikbaar te hebben voor deelnemers die problemen ondervinden.
Combineer formele elementen (bedrijfspresentaties, informatie over procedures) met informele activiteiten die voor verbinding zorgen. Het is juist die mix die zorgt voor een geslaagd introductieprogramma.
Welke activiteiten kun je opnemen in een onboarding event?
De juiste mix van activiteiten maakt of breekt je introductieprogramma. Begin met laagdrempelige kennismakingsspellen die het ijs breken. Denk aan korte interviews waarbij medewerkers elkaar interviewen en vervolgens aan de groep voorstellen, of creatieve naamspellen om namen sneller te onthouden.
Bedrijfspresentaties zijn belangrijk, maar houd ze interactief. Een quiz over de geschiedenis en waarden van het bedrijf werkt beter dan een lange monoloog. Laat verschillende afdelingshoofden kort vertellen wat hun team doet en hoe nieuwe medewerkers daarmee in aanraking komen.
Teambuilding-activiteiten vormen het hart van een succesvol event. Activiteiten die mensen uit hun comfortzone halen, zoals een gezamenlijke uitdaging op hoogte of een escape room, zorgen voor gedeelde ervaringen die teams snel samenbrengen. Zoals een deelnemer eens zei: “Als je samen de zenuwen deelt voor een trapezesprong, schept dat direct een band.”
Vergeet niet om momenten voor informeel contact in te plannen. Een gezamenlijke lunch of borrel geeft nieuwe medewerkers de kans om op een ontspannen manier verder te praten met collega’s die ze tijdens de gestructureerde activiteiten hebben ontmoet.
Wat is het verschil tussen onboarding en een onboarding event?
Het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en een specifiek welkomstevenement zijn nauw verwante maar verschillende concepten. Het onboarding proces is het complete traject dat een nieuwe medewerker doorloopt vanaf de acceptatie van de functie tot volledige integratie in de organisatie – een proces dat maanden kan duren.
Dit omvat verschillende elementen:
- Administratieve zaken (contracten, toegangspassen)
- Functiespecifieke training
- Kennismaking met systemen en processen
- Culturele integratie
- Regelmatige voortgangsgesprekken
Een introductie-evenement daarentegen is een specifiek moment binnen dit grotere proces. Het is een geconcentreerde, vaak feestelijke bijeenkomst die meestal aan het begin van het onboarding traject plaatsvindt.
Het evenement en het bredere proces vullen elkaar perfect aan. Terwijl het proces zorgt voor de praktische en technische aspecten van het inwerken, zorgt het evenement voor de sociale en culturele verbinding die net zo belangrijk is voor succesvolle integratie.
Hoe meet je het succes van een onboarding event?
Om te weten of je introductieprogramma effectief is, moet je systematisch feedback verzamelen. Stuur deelnemers direct na het evenement een korte enquête met vragen over hun ervaring, de informatiewaarde en suggesties voor verbetering. Combineer gesloten vragen (scores) met open vragen voor kwalitatieve feedback.
Op middellange termijn kun je de snelheid van integratie meten. Hoe snel voelen nieuwe medewerkers zich comfortabel in hun rol? Wanneer bereiken ze het productiviteitsniveau dat je verwacht? Managers kunnen dit beoordelen tijdens vergaderingen in de eerste drie maanden.
Retentiecijfers zijn een van de beste langetermijnindicatoren. Vergelijk het verloop onder medewerkers die een uitgebreid welkomstprogramma hebben doorlopen met medewerkers die dat niet hebben gehad. Bij veel organisaties zie je een significant verschil.
Praktische meetinstrumenten die je kunt gebruiken zijn:
- Digitale feedback formulieren (zoals SurveyMonkey of Google Forms)
- Persoonlijke exit-interviews bij het welkomstevenement
- Gestructureerde follow-up gesprekken na 30, 60 en 90 dagen
- Analyse van betrokkenheidsscores uit medewerkerstevredenheidsonderzoeken
Bij bedrijfsuitjes helpen we graag bij het creëren van onvergetelijke introductieprogramma’s die nieuwe medewerkers welkom heten in jullie wereld. Met meer dan 40 jaar ervaring in het verbinden van mensen op unieke locaties weten we precies hoe we deze belangrijke eerste stap onvergetelijk kunnen maken.
